Inwentaryzacja środków trwałych – jak ją przeprowadzić?

W przedsiębiorstwach, które prowadzą pełne księgi rachunkowe konieczne jest przeprowadzanie inwentaryzacji środków trwałych, która musi odbywać się w konkretnych terminach w jeden z kilku sposobów. Inwentaryzacja ta ma na celu przedstawienie stanu środków trwałych w danym przedsiębiorstwie.

Terminy inwentaryzacji

Inwentaryzacja środków trwałych przeprowadzana jest najczęściej ostatniego dnia roku obrotowego. Możliwe jest jednak zmienienie terminu inwentaryzacji na inny dzień, ale nie może on wypaść wcześniej niż 3 miesiące przed zakończeniem roku obrotowego oraz zakończyć się w terminie do 15 dnia nowego roku obrotowego. Jeśli nieruchomość lub maszyny oraz urządzenia są środkami trwałymi lub znajdują się w nieruchomości będącej środkiem trwałym ich inwentaryzacja może być przeprowadzana co cztery lata licząc rok obrotowy.

Inwentaryzacja środków trwałych – sposoby

Inwentaryzacja przeprowadzona może być na trzy sposoby. Pierwszym sposobem jest spis z natury, który wykorzystywany jest do przeliczenia składników policzalnych. Kolejnym sposobem jest potwierdzenie sald. Sposób ten polega na potwierdzeniu sald pasywów i aktywów pomiędzy kontrahentami, wierzycielami oraz dłużnikami. Sposób ten wykorzystywany jest gdy środki firmy znajdują się poza nią lub gdy firma ma środki trwałe innego przedsiębiorstwa. Trzecia metoda to weryfikacja stanu ewidencyjnego i używana jest ona do środków trwałych, do których dostęp jest ograniczony. Ten sposób inwentaryzacji oparty jest na porównaniu ksiąg rachunkowych z informacjami zawartymi w dokumentach źródłowych.

Sposób dokumentowania inwentaryzacji środków trwałych

Sposób przeprowadzania inwentaryzacji oraz metoda jej przeprowadzania określana jest przez osobę, która zajmuję się inwentaryzacją. Wpływ na wybór udokumentowania ma wielkość oraz zasada działanie przedsiębiorstwa. W większych firmach opracowuje się instrukcję inwentaryzacji, która zawiera wszystkie niezbędne informacje dotyczące całego procesu, np. sposób inwentaryzacji, zasady rozliczenia różnic oraz osoby wchodzące w skład komisji. Dzięki takiej instrukcji osoba do tego upoważniona wydaje polecenia oraz nadzoruje każdy z etapów przeprowadzania inwentaryzacji, a także osoby, które tą inwentaryzację wykonują. Do przeprowadzenia inwentaryzacji potrzebne są arkusze spisowe, które zawierają symbol i nazwę spisywanych środków trwałych oraz ilość podaną w odpowiedniej dla każdego środka jednostce miary. Każdy z arkuszy musi zawierać swój indywidualny numer oraz określony symbol.